Mettere in reale connessione le tue persone con le informazioni giuste è importante e funzionale per aumentare la sostenibilità e di conseguenza la produttività dell’azienda.

Concetti come lean thinking e kaizen sono oggi parte integrante di quelle imprese che desiderano raggiungere l’eccellenza: questi termini vengono utilizzati spesso per riferirsi ad un approccio snello e particolarmente smart al management.

Ma cosa significano esattamente queste definizioni?
E cosa c’è alla base di queste efficienti filosofie?

Innanzitutto, una consapevolezza fondamentale: all'interno di ogni azienda esistono numerosi sprechi che, se ridotti, possono portare a risultati sorprendenti in termini di produttività ed efficienza.

Il lean thinking punta proprio ad abbattere tali sprechi per creare processi di valore ed altamente ottimizzati, con il contributo della risorsa più importante per ogni azienda, ossia le persone. La parola kaizen invece in giapponese significa “miglioramento continuo”, ad indicare che ogni singolo processo aziendale può essere costantemente migliorato e perfezionato con la partecipazione attiva di manager, dipendenti, collaboratori e responsabili.
Fare tuoi questi concetti e portarli all’interno della tua impresa vorrebbe dire puntare ad un cambiamento radicale nella cultura aziendale: in positivo, s’intende.

Pronto a provarci?

Lean: solo un concetto o una reale opportunità?

La più moderna digitalizzazione riesce a dare una spinta incredibile a questi innovativi modi di pensare: risorse, strumenti digital, software e tecnologie mettono il boost all’ottimizzazione di ogni processo interno.

Sei anche tu convinto - come molti - che l'attitudine lean possa essere applicata solamente alla produzione, alla logistica e ad altri aspetti prettamente operativi della vita di un’azienda?
Non è così!

Esiste infatti uno specifico reparto che beneficerebbe in modo netto di un simile cambio di prospettiva: il settore HR e la gestione del personale.

Prova a fermarti un attimo e rifletti:

• Quante energie impieghi a programmare e ricontrollare ogni singolo contenuto destinato alla comunicazione interna della tua impresa?
• Quanta carta utilizzi ogni giorno senza riuscire a condividere in modo efficiente le comunicazioni che vorresti veicolare al tuo personale?
• Quante email invii senza avere il pieno controllo sulla loro distribuzione e sul reale recepimento delle informazioni che contengono?

Vogliamo parlare del tempo e del budget che tutte queste operazioni sono in grado di sottrarti?

Stiamo sicuramente toccando un tasto dolente.

Sono davvero molte le attività di valore che tu o il tuo responsabile HR sacrificate, per dedicarvi ad una gestione amministrativa del personale non ottimizzata e ben lontana dall’essere realmente smart.

Per girare il dito nella piaga abbiamo purtroppo qualche ulteriore esempio di quale spreco di ore e risorse possa rappresentare un reparto HR non digitalizzato.

Ma, c’è un MA.

Abbiamo - ovviamente - anche qualche utile soluzione da proporti.

Comunicazione interna: reale connessione o reale inefficienza?

Il compito di un HR manager non è affatto semplice: dalle piccole realtà alle grandi imprese un’attività di coordinamento, gestione e monitoraggio del personale richiede doti organizzative non indifferenti.

Le complessità da affrontare sono sicuramente molte, ma ti vogliamo svelare un segreto che può cambiare totalmente la tua visione: spesso la reale causa di una gestione HR inefficiente, è la capacità di chi la amministra, di individuare il vero problema.

No, non sono le persone. E no, non è il management.

Ciò che davvero ti separa da un’amministrazione delle risorse umane efficiente, rapida, snella e produttiva sono i processi.

Quelli inefficaci, quelli troppo lenti. Quelli disorganizzati, quelli ripetitivi e quelli troppo costosi per la resa che hanno. Quelli che potrebbero essere velocizzati e resi fluidi ma che nessuno si prende la briga di analizzare e ridefinire.
Pensi di avere processi HR super lean e efficienti?

Vogliamo proprio metterti alla prova.

Siamo sicuri che hai sperimentato almeno una volta quella fastidiosa sensazione di inefficienza causata da uno degli esempi che ti proponiamo.

Per caso, consumi spesso tempo prezioso a ricontrollare manualmente e minuziosamente tutte le tue mailing list aziendali, che non sono mai abbastanza aggiornate e rischiano di non fare arrivare ai giusti destinatari le tue comunicazioni?

Oppure, ancora fedelissimo alla carta stampata, preferisci consegnare ogni messaggio “brevi manu” e passi ore interminabili in (spiacevole) compagnia di una stampante che spesso ha più problemi che soluzioni?

Beccato vero? Peccato che saper comunicare in modo efficiente è una delle doti fondamentali di un responsabile delle risorse umane e quando i canali di comunicazione non funzionano al meglio, ne risente tutta la gestione del personale, la preparazione delle risorse e la stessa coesione del team.

Vogliamo parlare della pianificazione dei turni di lavoro? Un’attività stimolante, che può trasformarsi in un vero e proprio incubo, quando maneggiata con metodologie obsolete ed analogiche.
Ma la tua gestione di ferie e permessi è automatizzata e digitalizzata, vero? No?

Allora possiamo immaginarti alla perfezione, lì nel tuo ufficio intento a compilare interminabili piani ferie: farli coincidere tutti ed accontentare le richieste dei dipendenti è peggio che completare misteriosi puzzle e risolvere equazioni in un articolato film poliziesco.

Ah, e non dimenticarti poi di incontrare uno per uno i tuoi responsabili di reparto, per verificare che tutti siano informati ed evitare pericolosi equivoci: un’attività davvero “ottimizzata”, che fa certamente felice te o il tuo HR manager incaricato.

Quasi più felice di quando arriva giorno di stipendi e ti vedi costretto a sprecare ore per inviare una ad una le buste paga via email, o ancor peggio, per consegnarle a mano ad ogni tuo collaboratore. Pensando ad ogni passo a quante cose più utili per la tua azienda avresti potuto fare nello stesso lasso di tempo.

Insomma, la vita di chi si occupa di HR in azienda non è tutta rose e fiori.

E può solo peggiorare, quando qualcuno bussa alla sua porta alla ricerca di informazioni mancanti, soluzioni a conflitti tra dipendenti o modalità intelligenti e rapide di gestire imprevisti ed emergenze che sono purtroppo all’ordine del giorno.

Liberare il tuo tempo: è davvero possibile?

Siamo sicuri che a questo punto hai intuito il potenziale impatto di un cambio di gestione delle risorse umane sulla produttività complessiva della tua impresa.

Sei stanco di seguire ogni giorno, ogni settimana ed ogni mese dei processi che potrebbero facilmente essere automatizzati?

Ti piacerebbe liberare il tuo tempo per dedicarti a nuovi e più fruttuosi progetti?

Bene.

E se ti dicessimo che con pochi click è possibile monitorare la vita del tuo reparto HR in un quarto del tempo e con risultati incredibilmente soddisfacenti per te, i tuoi HR managers e tutti i tuoi dipendenti?
La soluzione è digitalizzare i tuoi processi, con un’App come Wconnect.

La gestione del personale agile, precisa, senza errori e senza sprechi che sogni per la tua impresa, è concretamente possibile.

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